EU-lainsäädäntöä tiiviissä paketissa

3.2.2 Publications Office - summaries.png

Euroopan unionin julkaisutoimisto tuottaa tärkeimmistä EU-säädöksistä tiivistelmiä, joiden tavoitteena on tuoda tietoa EU:n toiminnasta kaikkien EU-kansalaisten ulottuville selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa. Lingsoft tarjoaa kokonaisvaltaisen ratkaisun tiivistelmäkokoelman ylläpitoon 24 virallisella kielellä.

EU:n julkaisutoimisto on toimielinten yhteinen toimisto, jonka tehtävänä on julkaista Euroopan unionin toimielinten julkaisuja, kuten säädöstekstejä ja muita aineistoja. Julkaisutoimisto ylläpitää monia sivustoja, joiden kautta EU-maiden kansalaiset, viranomaiset ja yritykset pääsevät käyttämään EU:n virallisia tietolähteitä, kuten EUR-Lexiä ja EU:n avoimen datan portaalia.

Tavoitteena yhteinen ymmärrys yhteisistä asioista

Yksi julkaisutoimiston palveluista on tuottaa tiivistelmiä tärkeimmistä EU-säädöksistä. Tiivistelmien tavoitteena on esitellä EU:n keskeistä lainsäädäntöä, politiikkaa ja toimintaa lyhyesti ja yleistajuisesti ja tuoda näin tietoa unionin toiminnasta kaikkien EU-kansalaisten ulottuville selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa. Tiivistelmät julkaistaan EU:n lainsäädäntöportaalissa EUR-Lexissä

Lingsoftin tehtävänä on vuoden 2017 alusta alkaen ollut tiivistelmäkokoelman kokonaisvaltainen ylläpito: EU:n lainsäädännön kehityksen sekä EU:n tuomioistuimen päätösten seuranta, uusien tiivistelmien kirjoittaminen ja vanhojen päivitys tärkeimpien lainsäädäntömuutosten perusteella sekä tiivistelmien kääntäminen englannista 23 kielelle.

Tiivistelmät syntyvät tiiviissä yhteistyössä

Lainsäädäntötiivistelmät tehdään tiiviissä yhteistyössä asiakkaan sekä Lingsoftin ja kumppaniyritysten lainsäädäntöasiantuntijoiden, sisällöntuottajien ja käännöstiimien kesken. Lisäksi tiivistelmien sisällöntarkistuksiin ja laadunhallintaan osallistuu prosessin eri vaiheissa kymmeniä EU:n pääosastojen erityisasiantuntijoita ja julkaisutoimiston omia kieliasiantuntijoita. Tiivistelmiä on siis työn alla koko ajan useita kymmeniä eri työvaiheissa ja eri tekijöillä, minkä asettaa prosessinhallinnalle kovat vaatimukset. 

Lainsäädännön muutoksia tulee seurata päivittäin ja ehdotukset uusien tiivistelmien aiheiksi lähettää vähintään kerran viikossa. Viestinnässä sekä tilaus-toimitusprosessissa on noudatettava EU:n omaa tiedonsiirtoprotokollaa. Tiivistelmien tuotannossa käytetään julkaisutoimiston omaa XML-pohjaista julkaisuformaattia, ja tuotantoprosessin on integroiduttava julkaisutoimiston järjestelmään. 

Yhteistyön edellytykset: integroitu työnkulku, jaettu työtila

Perinteinen työkalupakki, laskentataulukko, tekstieditori ja sähköposti, ei siis tullut kyseeseen. Toisaalta sisällöntuottajien, tarkastajien ja kääntäjien näkökulmasta työskentelyn tuli olla helppoa ja yksinkertaista, jotta teknisten kikkailujen sijaan asiantuntijat voisivat keskittyä itse asiaan. Myös tekstin kierrättäminen työvaiheesta ja asiantuntijalta toiselle piti tapahtua vaivatta. 

Lingsoftin pilvipohjaisessa sisällöntuotannon ratkaisussa yhdistyvät nämä kaikki piirteet. Monitoroinnin tukena käytetään Lingsoftin löydettävyysratkaisua, joka on integroitu julkaisutoimiston semanttiseen tietovarantoon. Kirjoittaminen ja tarkastaminen tapahtuvat kirjoittajan online-työpöydällä, joka tukee rakenteista sisällöntuotantoa. Lisäksi työpöytään voidaan joustavasti yhdistää julkaisutoimiston kirjoitussääntöjen pohjalta räätälöidyt laadunhallinnan työkalut ja tuoda sisällöntuottajien ja kääntäjien tueksi työn alla olevaan tekstiin linkittyviä aineistoja, termejä ja asiakirjoja. Kun ratkaisuun lisätään vielä prosessiautomaatio ja ohjelmistorobotiikka, ratkaisu toteuttaa viimeistä piirtoa myöten Lingsoftin visiota kielityön tulevaisuudesta ihmisten ja koneen välisestä hyvästä yhteistyöstä.